Dropbox – meine Speicherlösung

Wie nötig ein funktionierendes Backup ist – diese Erfahrung wünsche ich Niemandem. Aber es ist eben unumgänglich: Eine Sicherung von Daten auf CDs oder DVDs hat nur eine gewisse Halbwertzeit, die Sicherung auf externe Festplatten ist eine Alternative, aber da kommt es dann auf die Backup-Lösung an und auf die Art und Weise, wie man seine Daten strukturiert.

In Zeiten von 30 Megapixel und mehr pro Foto und Shootings, wo mancher mal schnell 1.000, 2.000 Fotos in 3 Stunden raushaut… (nein, nicht ich!), da wird schnell der Speicherplatz knapp. Da braucht es viel Disziplin und ein sinnvolles Konzept, um der Datenflut Herr zu werden und gleichzeitig diese Daten auch sicher zu speichern.

Doch wie strukturiert man seine Daten sinnvoll?

Eine mögliche und relativ lineare Variante ist die Speicherung nach Jahr, Monat und dann darin die Shootings. Also für jedes Jahr einen Ordner (2020) und dann für den Monat einen Unterorder (01 Januar) und darin dann der Shooting-Ordner (14 – Claudia Wintershooting) z.B. für ein Shooting am 14. Januar 2020. Der Vorteil liegt auf der Hand… man kann diese Ordner sequenziell wegsichern. Wiederfinden tut man das Shooting vermutlich über die Suche, den wer kann sich schon die Termine alle so genau merken? Blöd ist, wenn man dann nachträglich ein, zwei Bilder nachbearbeitet – diese muss man dann in der Sicherung nachschieben… aber das ist kein unlösbares Problem.

Dieses Verfahren ist vermutlich optimal für eine „geschäftliche Abarbeitung“ von Shootings. Ob nun Hochzeiten, Bewerbungsfotos oder was auch immer – man orientiert sich nach dem Kalender und kann so gut strukturiert alles finden. Ich würde allerdings davon abraten, auf die ganzen Ordner/Unterordner zu verzichten und alles in einen einzigen Ordner zu werfen… denn das wird wirklich schnell unübersichtlich. Aber falls ja, dann wenigstens so: Nehmen Sie das Datum am Anfang im Format Jahr-Monat-Tag jeweils mit zwei Stellen – also z.B. „20-03-15 Hochzeit Claudia und Markus“ für den 15. März 2020. Die Bindestriche kann man auch weglassen. Denn so sortieren sich die Ordner chronologisch alphabetisch und man hat kein komplettes Chaos.

Sortierung nach Datum oder nach Namen

Als ich mit der Fotografie anfing, war dies auch mein präferierter Weg. Da ich aber öfter mit den gleichen Modellen arbeite und nicht ständig neue Menschen vor der Kamera habe, ist meine oberste Ordner-Ebene der Name des Modells. Darunter habe ich dann Odner nach dem oben beschriebenen Kurznamen-Prinzip: Shooting_200315. So sortieren sich die Shootings chronologisch und ich kann parallel dazu weitere Ordner anlegen, wo ich z.B. Ideen ablege, Verträge, Konzepte usw.

Diese Struktur ist für die sequenzielle Sicherung allerdings tödlich. Den woher soll man wissen, welche Unterordner alle weggesichert werden sollen? Da geht im Grunde nur ein Voll-Backup oder man verwendet eine intelligente Backup-Software, die entweder eine inkrementelle oder differentielle Sicherung beherrscht. Dabei werden nur die neuen Daten seit der letzten Sicherung gesichert – eine Voll-Sicherung vorausgesetzt. Eine Wiederherstellung der Sicherung ist langsamer, als die der Voll- Sicherung, da alle Dateien der „Sicherungskette“ für eine Wiederherstellung benötigt werden.

Sicherung in ein NAS

Statt nun auf einzele externe Platten zu setzen, wäre auch ein großer Datenspeicher eine Alternative – idealerweise einer, der sich bei Bedarf erweitern lässt. Sowas gibt es z.B. von Synology oder Qnap. Im Grunde ist das eine Festplatte im Netzwerk, die dann als Speicher für die Datensicherung eine Kopie der Daten enthält. Der Vorteil ist, dass alle Daten direkt verfügbar sind und wenn man dann mit einem Raid-Level 5 oder 6 arbeitet (es darf auch mal eine Festplatte kaputt gehen), dann ist man zunächst mal gut aufgestellt. Sicher ist das effizienter als X einzelne Festplatten oder Y CDs/DVDs, aber natürlich auch deutlich teurer. Ich persönlich habe so eine Sicherung bei mir im Haus im Keller.

Synchronisierung per Freeware-Software

Wer mit einem Mac arbeitet, kann über Time Machine seine Daten gut sichern. Bei Windows kann ich persönlich eine sehr gute Lösung empfehlen: SyncBackPro von 2BrightSparks. Hier verwende ich tatsächlich sogar die kostenlose Variante SyncBackFree. Damit kann man Backups erstellen – effizient, automatisiert und zeitgesteuert – in meinen Augen eine perfekte und leicht einzurichtende Lösung.

Also… alle Daten daheim inklusive Sicherung…. Doch was tun, wenn das Haus abbrennt?

Dropbox to the resue

Ich habe vor gut einem Jahr zusätzlich Dropbox Business als meine präferierte Sicherungs- und Workflow-Lösung eingeführt. Dabei synchronisiere ich automatisch meine Daten und muss mich um gar nichts kümmern. Ich habe die Daten jederzeit verfügbar – sowohl über das Internet, über meine Laptops und auch in meinen mobilen Endgeräten. Und es ist dabei egal, welches Betriebssystem es ist. Ich kann entscheiden, welche Daten ich überhaupt Lokal (also auf meiner Festplatte) haben möchte und welche komplett nur in der Cloud liegen sollen. Das wird mir auf Datei- und Ordner-Ebene auch direkt angezeigt und ich kann das jederzeit umstellen.

Und falls ich mal was lösche – Dropbox hebt die Daten automatisch 30 Tage auf. Die Performance richtet sich natürlich nach der eigenen Anbindungsgeschwindigkeit, aber in Zeiten von Glasfaser und demnächst 5G ist das alles kein großes Thema mehr.

Warum nun Dropbox Business… zunächst mal gibt es ja auch die kostenlose Variante… doch bei meinem Speicherbedarf reicht das leider nicht lange. Der Speicher bei Dropbox Business ist unbegrenzt – meine Box ist aktuell grob 35 Terrabyte groß…

Meine lokale Sicherung habe ich deswegen noch nicht gestoppt, aber ich werde sie wohl zumindest nicht mehr weiter aufrüsten… Mit derzeit 540€ / Jahr ist das für mich die optimale und tatsächlich flexibelste Lösung. Hier ein paar meiner Argumente:

  • unbegrenzter Speicher
  • von überall erreichbar und direkt verwendbar
  • extern und damit auch vor Feuer geschützt
  • ich muss keine Infrastruktur vor Ort vorhalten und spare auch die Stromkosten
  • ich kann einzelne Ordner mit anderen sharen und z.B. meinen Modellen die Fotos so zukommen lassen, ohne sie irgendwie per Online-Dienst oder per E-Mail zu verschicken
  • einzelne Ordner können auch mit anderen Personen gemeinsam genutzt werden. Wenn ich also mit Modell, Visagist und Stylist z.B. zusammenarbeite, können alle lesend und schreibend auf einen Ordner zugreifen und wir so Daten unkompliziert austauschen

Ich bin damit sehr zufrieden und kann es gut weiterempfehlen… Hast Du einen anderen Ansatz? Oder Fragen? Schreib mir gern!

Verfasst von

Günter Hagedorn

Ich habe Spaß an neuen Dingen - vor allem technische Gadgets, allem rund um Fotografie und Computern. Noch lieber aber arbeite ich mit "meinen" Modellen an neuen Fotos und suche dafür ständig spannende Menschen, VisagistInnen, StylIstinnen und Kreative aus allen Bereichen.
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2 Comments

  1. Hallo Günter,
    en sehr guter Artikel zum Thema Datensicherung in der Cloud. Ich habe mich mal bei Dropbox umgeschaut. Welche Variante hast Du denn gebucht? Advanced? Viele Grüße Selda

    • Hallo Selda,
      vielen Dank. Richtig, ich habe Dropbox Business Advanced. Man muss mindestens 3 User abschließen, so dass man bei jährlicher Zahlung aktuell auf 540€ kommt. Der Vorteil ist, dass der Speicherplatz unbegrenzt ist. Aktuell misst meine Dropbox 40TB. Ich kann einzele Ordner an verschiedene Kunden zum Lesen oder an Partner zum lesen/schreiben freigeben und auch z.B. nur Teile der Daten tatsächlich lokal auf deinem Rechner haben, während der Rest nur in der Cloud liegt. Und Du kannst Dropbox Transfer verwenden und damit bis zu 100GB pro Versand verschicken – also eine personalisierte Alternative zu WeTransfer, die in der kostenfreien Version auch auf 2 GB begrenzt ist. Ich bin sehr zufrieden mit dieser Lösung.

Download der Bilder ist nicht erwünscht. ;)